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コラム

住所の履歴証明書となる住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票の保存期間

2023年1月27日未分類
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平成26年6月20日(基準日)前の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は原則廃棄、平成26年6月20日以降の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は保存期間が150年に延長されています。

ただし、自治体により基準日前の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票であっても保存しているケースがあるので個別の確認が必要です。

1 住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票とは?

住民票の除票(じょひょう)、戸籍の除附票(じょふひょう)、改製原附票(かいせいはらふひょう)は、過去の住所の履歴証明書となるものです。

①住民票の除票とは?

住民票の除票とは、引っ越しにより住所移転した場合における、引っ越し前の市町村にある古い住民票のことです。

例えば、XさんがA市→B市→C市と転居したとします。A市・B市の住民票は古い住民票となり、これを住民票の除票といいます。C市の現在の住民票には、直近のB市の住所は記載されますが、A市の住所までは記載されません。ところが、相続登記や土地の売買・贈与の登記などの際に、A市の住所を証明しなければならないことがあります。このような場合にXさんの住所がA市にあったことを証明するために、B市やA市の住民票の除票を取得するのです。そうするとB市やA市の住民票にA市の記載があり、住所の履歴を証明できます。

住民票の除票は、平成26年6月20日より前の転居日となると後述の改正時点で5年の保存期間を経過しており「原則として」入手できません。

②戸籍の除附票とは?

戸籍の除附票とは、引っ越し等に伴い本籍も変更(転籍といいます)した場合などの、古い本籍地の役場にある戸籍の附票のことです。

戸籍の附票には、当該本籍地に在籍している間の住所の履歴が記載されます。

戸籍の除附票も、平成26年6月20日より前の転籍等となると、後述の改正時点で5年の保存期間を経過しており「原則として」入手できません。

③改製原附票とは?

改製原附票とは、主には、平成10年代頃に戸籍が手書きからコンピューター化された際の元の手書きの戸籍の附票のことです。平成6年戸籍法改正に伴う改製のため、手書きの古い戸籍の附票を平成原附票といい、改製原附票で問題となるのは平成原附票です。平成原附票以前の改製原附票は古すぎて残っていないのが当然で問題として取り上げられることはありません。

改製原附票(平成原附票)も、平成26年6月20日より前の改製となると後述の改正時点で5年の保存期間を経過しており「原則として」入手できません。

2 平成26年6月20日より前の保存期間

前述の通り、平成26年6月20日より前に、転居・転籍・改製・死亡等により除票・改製となった「住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票」は、「原則として廃棄」されています。後述する令和元年改正時点で5年経過しているためです。

ただ、自治体ごとの取扱いにより、平成26年6月20日より前の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票であっても例外的に保管しているケースがあるので、個別に電話確認して対応します。

3 平成26年6月20日から令和元年6月19日までの保存期間

平成26年6月20日以降の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は、令和元年6月20日の改正時点で5年経過前のため、保存期間延長の対象となります。つまり150年間保存されます。

4 令和元年6月20日以降の保存期間

住民基本台帳法の一部改正(令和元年6月20日施行)により、住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票の保存期間が5年から150年に延長されました。

したがって、令和元年6月20日以降の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は、除票又は改製から150年間保存されます。

住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票も、平成改製のコンピューター化前は手書きの戸籍を紙で保存していたため、書庫のスペース等の物理的な制約から保存期間が5年に限定されていたと考えられます。

しかし、令和の時代ともなるとペーパーレス化は行政システムとしても必須の課題となり、住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票もペーパーレス化によりバックアップ保存する体制が整い、紙保存による物理的なスペースの問題が解消され、保存期間が5年から150年へと30倍に延長されたわけです。

 

5 まとめ

①平成26年6月20日(基準日)前の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は原則廃棄されています。

 

②平成26年6月20日以降の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票は、保存期間が150年に延長されたので、少なくとも私たちの生きている間は取得できることとなりました。

 

③自治体により基準日前の住民票の除票、戸籍の除附票、改製原附票であっても保存しているケースがあるので個別の確認が必要です。

 

住民票の除票及び 戸籍の附票の除票について/総務省

総務省通達

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